Een overvolle inbox aan het begin van je werkdag, gevolgd door een constante stroom meldingen tot het moment dat je je laptop weer afsluit: dit is een veelvoorkomend verschijnsel op de werkvloer. Daar komt bij dat het overduidelijk een stressvolle situatie is die je uit je workflow haalt. Maar hoe kom je nu van de stress van teveel e-mail af?
Ben je net lekker aan het werk, zie je in je ooghoek een melding van een mail. Je wilt hem niet openen, wat je bent net lekker aan het werk, maar toch wint je nieuwsgierigheid het. Je opent het bericht en voelt een lichte paniek opkomen. Hoe gaat dit nog passen in je toch al drukke werkdag? Of er ontstaat ergernis. Weer een e-mail van een collega die iets kwijt is.
Prikkels
Minder e-mails – en daarmee minder geluiden en prikkels – betekent minder stress op de werkvloer. Het geeft je de ruimte en energie voor andere taken. Probeer ook af en toe jezelf af te zonderen om aan taken te werken, als dat mogelijk is. Onverstoord werken aan één taak, zonder externe ruis, draagt bij aan efficiënter en beter werk.
Stresshormonen
Dit onrustige gevoel wordt veroorzaakt door cortisol en adrenaline, oftewel stresshormonen, die door je lichaam worden aanmaakt. Ze verstoren je werkritme en hebben een negatieve invloed op de rest van je taken en werkdag. Het is tijd om het anders te doen. En dat kan met behulp van enkele tips.
Tip 1: Schakel je e-mail notificaties uit
Raak je geïrriteerd door het voortdurende geluid van meldingen en binnenkomende e-mails? Schakel ze simpelweg uit. Vooral als je geen dringende e-mails verwacht, is dit een verstandige keuze. Op deze manier behoud je zelf de controle over het moment waarop je je weer in je mailbox verdiept. Je kunt er ook voor kiezen om op vaste momenten gedurende de dag je ongelezen berichten te bekijken en de meldingen daarna uit te schakelen.
Vijf manieren om gezonder te eten op het werk
Tip 2: Is e-mail het geschikte communicatiemiddel?
De keuze van het communicatiemiddel hangt af van de urgentie van de boodschap. In geval van een dringende vraag is het wellicht beter om je collega te bellen of even langs te gaan bij zijn of haar bureau. Als zowel jij als je collega het prettig vinden, kan ook WhatsApp een geschikte optie zijn. Voor minder urgente boodschappen is e-mail een passende keuze. Het is daarbij handig om aan te geven wanneer je een antwoord verwacht, om onnodige stress bij de ontvanger te voorkomen.
Tip 3: Vermijd het gebruik van CC
Hoe vaak sta jij in het CC-vakje in een lange mailketting? Als het antwoord véél is, dan is het tijd voor verandering. Het is goed om anderen op de hoogte te houden, maar als er geen rechtstreekse actie nodig is van de ontvanger in CC, gebruik je de CC niet. Hoe minder vaak je mensen onnodig in CC zet, hoe minder je het terugkrijgt. En dat levert een legere mailbox op.
Tip 4: Zorg voor heldere e-mails
Niets is zo vervelend als heen en weer mailen over iets dat ook in één korte boodschap kan worden gezegd. Zorg er daarom voor dat je e-mails zo duidelijk mogelijk zijn en alle benodigde informatie bevatten. Onderlijn indien nodig enkele woorden of geef ze een kleurtje om de urgentie te benadrukken. Hoe duidelijker je eerste e-mail is, hoe korter de reeks berichten die daarop volgt.
Tip 5: Zorg voor een apart e-mailadres
Nieuwsbrieven, kortingscodes en andere niet-essentiële berichten horen eigenlijk niet thuis in je werk mailbox. Maak daarom eenvoudig een tweede, apart e-mailadres aan voor dit soort luchtige content. Op deze manier behoud je overzicht in je inbox en ontvang je daar alleen belangrijke berichten. Dat is althans de hoop.